Événementiel
"Création d'expériences inoubliables"
Organisation d'événements
Assemblée générale, congrès, conférences, tables rondes, séminaires, meetings, salons…
10 points-clés pour une organisation d'événement réussie
1) Définir l'objectif de votre événement
Avant de commencer toute planification, il est essentiel de clarifier l'objectif de l'événement avec le client et les résultats attendus.
2) Définir les rôles de chacun
Qui fait quoi avant, pendant, après ?
Côté client, un seul interlocuteur pour les validations.
+ mise à disposition de personnel pour l’accueil le jour J.
3) Établir un cahier des charges
En fonction de la demande du client, lister les prestations à réaliser et les chiffrer.
- Créer un tableau avec toutes les tâches, le temps estimé, les achats de fournitures et matériels, les sous-traitances éventuelles, coût prévisionnel et le delta acceptable.
- S’entourer de professionnels compétents (traiteur, photographe, vidéaste, animateur…) pour assurer une prestation de qualité, on ne peut pas être partout !
4) Choisir le lieu idéal
Opter pour un lieu adapté au nombre de personnes attendues, facilement accessible, et qui correspond à l'ambiance que l’on souhaite créer.
- IMPORTANT ! Visiter le site avant, repérer les espaces. Échanger avec les responsables de l’établissement, envisager la disposition du mobilier, le matériel à prévoir.
5) Créer une charte graphique spécifique
Une identité visuelle forte, créée en harmonie avec la charte graphique de l’entreprise renforce l'impact de l’événement et doit refléter son esprit et ses valeurs.
6) Mettre en place une billetterie en ligne
Choisir un outil de billetterie fiable et reconnu avec création d’un mini-site internet, permettant de simplifier et de sécuriser la gestion financière des inscriptions, générer des listings pour l’émargement et la création de badges, assurer la communication auprès des futurs participants.
7) Communiquer efficacement
Côté client : E-mailings aux adhérents et entreprises partenaires + relances mails et téléphone
Côté prestataire : conception des visuels, communication sur les réseaux sociaux du client
8) Prévoir des moments d'interaction
Prévoir des temps d'échanges, de questions/réponses ou selon le type d'événement des quiz, des animations ludiques…
9) Remercier les participants
- Création d’une galerie photos en ligne avec lien d’accès privé envoyé avec un mail de remerciement aux participants.
- Publications sur les réseaux sociaux
10) Évaluer et apprendre
Dresser un bilan chiffré en termes de budget, de respect des objectifs et de retombées.
Identifier les points forts et les axes d'amélioration pour les futurs événements.
Prestations proposées pour la gestion de votre projet événementiel
- Mise en place d'une billetterie en ligne avec création d'un mini-site internet.
- Création d'une charte graphique dédiée, en cohérence avec votre identité visuelle, incluant le visuel de l'invitation et ses déclinaisons imprimées et digitales.
- Conception de badges personnalisés.
- Gestion et suivi des inscriptions.
- Templates pour vos diaporamas.
- Fabrication de support de PLV (kakemono, beach-flag, photocall, banderole…)..
- Coordination des prestataires (traiteur, décorateur, sonorisation, etc.).
- Mise en place de la logistique (plan de salle, gestion des invités, accueil, etc.).
- Animation et gestion des intervenants.
- Évaluation de la satisfaction des participants.
- Bilan post-événement.
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DIJON
